Starter Kit für Digitale Einkaufsakten

Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen – die Dokumente und Informationsobjekte des Einkaufs sind vielfältig.
Die meisten dieser Dokumente und Informationsobjekte werden nach wie vor in papier-basierten Akten verwaltet, obwohl die Durchführung der Einkaufsprozesse heutzutage durchweg mit elektronischer Unterstützung stattfindet.
Aus diesem Medienbruch – Papierakten auf der einen, SAP MM und Office-Anwendungen auf der anderen Seite – entstehen hohe administrative Zusatzaufwände.

Das Starter Kit für digitale Einkaufsakten der nextevolution AG löst diese und andere Probleme, die mit der papierbasierten Einkaufsakte verbunden sind. Und das mit einer definierten Projektlaufzeit und einer genauen Angabe zu den Kosten.

Das Starter Kit für digitale Einkaufsakten der nextevolution AG ergänzt die Standardsoftware SAP Records Management. Mit den Dienstleistungen und dem Softwareprodukt der nextevolution AG wird Ihre SAP Materialwirtschaft mit den digitalen Einkaufsakten verknüpft. Digitale Einkaufsakten werden zu einem festen Bestandteil Ihrer Prozesse im Einkauf. Die nextevolution AG bietet Ihnen das Starter Kit für digitale Einkaufsakten zu einem Gesamtpreis von 45.000 € an.

SAP Records Management als Basis Ihrer Einkaufsakten

SAP Records Management ist die Standardlösung von SAP für Aktenverwaltung, Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung. Sie dient der Dokumentation von einkaufsrelevanten Prozessen und der Aufbewahrung der zugehörigen aktenrelevanten Informationen. Die besondere Stärke von SAP Records Management besteht in der einfachen Integration von SAP Anwendungen wie SAP MM, den zugehörigen Dokumenten und Vorgängen. Der Einkauf und interessierte weitere Stellen Ihres Unternehmens erhalten die Möglichkeit, aus dem SAP-Lieferantenstamm bzw. aus dem Belegfluss der Materialwirtschaft in die zugehörigen Einkaufsakten zu wechseln. Umgekehrt gehören Lieferantenstamm und Belegfluss zu den zentralen Bestandteilen einer Akte und können aus der Akte heraus aufgerufen werden.

Office-Dokumente lassen sich direkt aus der Digitalen Einkaufsakte erstellen und von dort bei Bedarf versenden. Dokumente des Einkaufs können in der digitalen Einkaufsakte abgelegt werden. Diese sind nun auch während der Arbeit im SAP MM verfügbar, unabhängig vom „Standort" der Akte.

Die Aktenlösung für Ihren Einkauf

Die Einkaufsaktenlösung der nextevolution AG verzahnt die SAP Aktenverwaltung mit Ihrer SAP Materialwirtschaft. Die Einkaufsaktenlösung der nextevolution AG bildet für den Benutzer die Lösung aus einem Guss, die zur Durchführung aller Einkaufsprozesse genutzt werden kann. Für Lieferanten und Einkaufsprozesse werden durch die Software der nextevolution AG automatisch oder manuell korrespondie-rende Akten angelegt. Eine vorgegebene Struktur der Akten erleichtert das Arbeiten durch eine einheitliche Sicht auf alle Informationsobjekte des Einkaufs.

Alle Dokumente und Daten werden an zentraler Stelle mit Bezug zum SAP-Belegfluss verwaltet. Der Zugriff auf die SAP-Informationen erfolgt transparent und strukturiert. Und das bei optimierter Sicherheit - denn auch in den Einkaufs-akten greifen die Berechtigungsstrukturen der operativen SAP-Anwendung.

Was beinhaltet das Starter Kit für digitale Einkaufsakten?

Mit dem Starter Kit für digitale Einkaufsakten erhalten Sie sofort einsatzfähige Einkaufsakten mit integrierter Vorgangsbearbeitung auf Basis von SAP Records Management sowie die digitale Einkaufsakte der nextevolution AG.

Die nextevolution AG implementiert ihre Einkaufsaktenlösung auf Basis von SAP Records Management und verknüpft diese Aktenlösung mit Ihrem SAP MM.

Das Starter Kit für Digitale Einkaufsakten umfasst folgende Softwarekomponenten und Dienstleistungen der nextevolution AG:

Softwarelizenzen: 

• Nutzungsrechte für nextevolution Einkaufsakte

Dienstleistungen:  

• Grundcustomizing des SAP Records Management
• Installation der nextevolution Einkaufsakte
• Einbindung einer beispielhaften MS Word-Vorlage mit automatischer Befüllung
• Anlegen eines beispielhaften Freigabeprozesses, der von Ihnen auch an Ihre individuellen Verwaltungsprozesse angepasst werden kann
• Einrichtung von zwei Benutzerrollen auf Basis der MM-Berechtigungen (Einkäufer und Administrator)
• Eintägige Anwenderschulung

Folgende Funktionen stehen Ihnen nach der Realisierung zur Verfügung:

• Vordefinierte Aktenstrukturen für Lieferantenakte und Einkaufsprozessakte
• Ausprägung der Aktenköpfe mit Bezug zu Lieferantenstamm und dem Belegfluss aus SAP MM
• Aktenanlage aus dem Lieferantenstamm bzw. aus den Objekten BANF, Bestellung, Wareneingang und Rechnung des MM-Belegflusses
• Wechselseitige Integration der Akten in Lieferantenstamm und Belegfluss (Anzeige Akten aus MM, Verknüpfung der MM-Objekte in den Akten)
• Einbindung von MS Word, Excel, Powerpoint & E-Mailsystemen (Outlook, Lotus Notes, Groupwise)
• Automatisiertes Füllen der Akte mit der Druckausgabe der MM-Bestellung
• Standardisierter Eingangsprozess für neue papierbasierte oder elektronische Dokumente

Mit diesem Leistungsumfang des Starter Kits für digitale Einkaufsakten steht Ihnen eine einsatzfähige und integrierte Einkaufsaktenlösung zur Verfügung.

Was beinhaltet das Starter Kit für digitale Einkaufsakten nicht?

Damit Ihnen die nextevolution AG ein Angebot mit Zeitplan- und Preisaussage geben kann, müssen bestimmte Funktionen aus dem Paket herausgenommen werden, da diese sehr kundenspezifisch sind und nur in der konkreten Kundensituation beurteilt werden können.

Hierbei handelt es sich um : 

• Lizenzen und Nutzungsrechte für das SAP Records Management
• Lizenzen und Nutzungsrechte für ein Archiv (außer SAP Content Server)
• Customizing eines bestehenden Archivs
• Customizing in Ihrer SAP MM-Lösung
• Anbindung mehrerer SAP-Systeme, falls Sie über mehrere Installationen verfügen
• Datenbereinigung für Stammdaten im SAP MM
• Business Process Reengineering
• Individuelle Laufweg-Anpassung an Ihre verwaltungsbezogenen Besonderheiten
• Individuelle Anpassung der Benutzeroberflächen
• Analyse Ihrer Systemlandschaft 

Selbstverständlich bietet die nextevolution AG Ihnen diese Leistungen sowie die Berücksichtigung kundenspezifischer Anpassungen gerne optional an.

Welche Voraussetzungen sind von Ihrer Seite zu erfüllen?

Damit Sie das Starter Kit für digitale Einkaufsakten nutzen können, muss von Ihrer Seite aus insbesondere das Folgende sichergestellt sein:

• Ein installiertes SAP MM-System mit Stammdaten, ab Releasestand ERP 2004
• Bereitstellung kompetenter Ansprechpartner aus den Bereichen Einkauf und EDV
• P-Systemadministration inkl. Transportwesen
• Für alle Mitarbeiter, die auf die Software SAP Records Management zugreifen, müssen derzeit mindestens die Nutzungsrechte eines SAP Limited Professional User vorliegen.

Ein schnelles und kostengünstiges Projekt

Entscheiden Sie sich für das Starter Kit für digitale Einkaufsakten, wissen Sie schon heute genau, was Sie zu welchem Preis bekommen. Sie sagen, wann Sie die Voraussetzungen für das Projekt erfüllen, und die nextevolution AG stimmt mit Ihnen gemeinsam einen Termin für den Projektstart ab.

Sollten Sie zur Abbildung Ihrer spezifischen Kundensituation zusätzliche individuelle Anforderungen haben, unterbreitet die nextevolution AG Ihnen auch dazu gerne ein Angebot, das das Starter Kit für digitale Einkaufsakten um Funktionen ergänzt, die Ihre spezifischen Bedürfnisse abdecken.

Starten Sie Ihr Einkaufsaktenprojekt auf Basis von SAP Records Management mit der nextevolution AG.

Nutzen Sie die Möglichkeiten der medienbruchfreien Integration in Ihre bestehende Materialwirtschaft!

Ihr Ansprechpartner für die Kampagne:

nextevolution AG
Jens-Peter Hess
General Manager
Am Sandtorkai 74
D-20457 Hamburg
Tel. 040/822232-410

jens-peter.hess@nextevolution.de

Das Angebot "Starter Kit für Digitale Einkaufsakten" finden Sie nachstehend als pdf-Download inklusive Funktionsübersicht.